熟悉和掌握公文写作，是每位机关工作者必备的工作业务能力。但对不少机关工作者尤其是初任公务员而言，公文写作却是一个“老大难”问题。公文写作在日常工作中常见、常用，但有时会有下不了手的感觉。因此，想要写好公文，掌握一些方法是很必要的。
公文写作的“三招六式”
1.日常备足“料”
①随时有“意”。从事机关文稿写作的同志，平时要养成较强的注意能力，比如撰写讲话稿，一定要细心留意领导在安排部署时的“陈述”。机关文稿涉及的范围往往较广，而其撰写者大都在办公室工作，这就要求我们平时广泛了解各环节工作，尽心熟知与掌握所涉及的各方面业务知识，做到“知己知彼，百战不殆”。看书读报、看材料时，遇到觉得有用的内容随手摘抄记录，长期坚持，可以积累各类素材，在自己动笔写材料时，说不定就有内容可以用得上。
②经常充“电”。作为机关干部特别是从事文稿写作的机关干部，一定要坚持学习，党和国家的方针政策要细学深学，各级领导讲话特别是中央领导同志的讲话要细学深学，各级会议精神要细学深学，通过学习不断提高思想政治水平，夯实理论基础。各类关于文稿写作的书籍层出不穷，我们要选择较有权威、正规出版的相关书籍悉心研读，熟知各类文稿写作的体裁应用，下笔时即能轻松驾驭所写文稿。从事机关文稿写作的同志，要走“群众路线”，走出机关融入基层，扎实掌握基层情况，认真学习基层经验；同时要经常向有经验的老同志请教学习，多读多分析报纸杂志上刊登的优秀机关文稿，从“他山之石”中汲取经验。
2.下笔调好“音”
③写稿前“量体裁衣”。文稿的种类很多，首先要明确文稿要用什么文种，采用什么格式，要注意哪些行文规则。一篇好的机关文稿，要逻辑缜密，主次分明，轻重得当，结构平衡。
④成稿后人人能“懂”。机关文稿不是诗歌小说，不是抒情散文，在撰写时要有一说一，有二说二，不编不造，不夸张失实，要做到思想明朗，内容明了，不能“犹抱琵琶半遮面”。机关文稿要从更高的层次把握和指导工作，比如某部门工作实施方案或年度工作计划等文稿，其作用是指导本部门、下属机关部门或基层单位干什么，让人家看了后要知道怎么干，因此在写作时要掌握好高度、落得到实处。
3.出稿把好关
⑤送审前“众说纷纭”。一篇机关文稿往往涉及一个机关的几个部门，因此该文稿由一个部门或某一名同志草拟后，要专门组织相关人员讨论修改，即我们日常所说的“通材料”。各人提出不同意见建议，而后修改、再议，最终定稿。
⑥审核时“火眼金睛”。任何一篇文稿在核稿这个环节都很重要，我们所撰写的文稿即将“面世”去行使它的使命、发挥它的作用，因此不论是思想政治和理论依据、作用实效等内容，还是标点字句、标题与正文字体、结尾落款等细节，任何失误，都不能放过。签发者在落签时要慎重下笔，必须将文稿内容综合分析评判后，才能签发。在文稿交付打印前，往往会再次进行电脑排版，这个环节也不容忽视。工作中常有这样的现象：付印前校对没有错误，印出来之后却会出现漏字、标点符号缺失或回行空格错误等细节上的失误，这即是进行再次排版时出现的问题。为避免这类失误，一定要在排版打印后再次校核，这样才能确保我们的文稿完美“出笼”。
公文写作中要注意以下几点
1.把握公文写作的关系
一是人与事的关系。机关文稿写作注重体现领导人的思路、要求已经成为人们的一种共识，但在实践中如果完全依赖领导人出思路，则机关文稿写作就会非常被动，文字工作的参谋服务保障作用就会大打折扣。因此，机关文字工作者应该始终把重点放在研究实际工作上，只有提前深入、全面地研究实际工作，才可能产生新的思想，才可能写出好的文稿，才能够积极主动地为领导当好参谋助手。
二是前与后的关系。把握前后关系，也就是要把握工作的继承与发展的关系，对于哪些是过去的情况，哪些是取得的经验，哪些是存在的问题，哪些是创新之举，哪些是面临的形势和任务，等等，都要了如指掌、胸有成竹。
三是上与下的关系。如何坚持理论联系实际和一切从实际出发，正确处理好上下关系，做好上下结合这篇文章，依然是当前机关文稿写作必须认真解决的一个现实问题。
四是虚与实的关系。一般说来，向别人介绍某种抽象道理的时候，需要摆事实、讲道理，举例说明，从而使抽象的道理具体化、浅显易懂，切忌从理论到理论；而面对大量的甚至琐碎的事实时，则需要采取抽象的办法，善于提炼概括出事物的本质特征，挖掘其中所蕴含的深刻意义，提升为文章的思想灵魂，从而方便读者掌握。
五是长与短的关系。机关文稿的篇幅属于形式方面的问题，一篇文稿要用多少文字量，这决定于它所表达的实际内容。而且文章长短是相对的，总的原则方法是该长则长、该短则短、尽量写短。
六是新与旧的关系。现在，有的相同类似的会议年年都要召开，有的工作年年都要开展，这决定了相同场合的讲话稿年年都要起草。如果不进行创新，则有可能出现“年年月月花相似”的情况。机关文稿写作如何创新？关键是要拓宽创新的领域，一要创新写作思路，二要创新文稿结构，三要创新思想观点。通过创新，可以实现对前人的超越。
2.增强公文写作的逻辑性
一是把握好写作思路的逻辑性。在公文写作思路中有这样一个基本套路：是什么——为什么——怎么样——怎么办，这四者在内容上分别体现为现状或者问题，原因，成果，措施或者要求。我们来看看在公文写作中常见的三种组合：
第一种是“为什么（是什么）——怎么办”组合。这是一种极为经典的组合，多见于通知等文体中，第一部分说“为什么”（是什么），说明事情的原因（现状），第二部分提出“怎么办”，解决问题的办法或者要求。
第二种是“是什么——为什么——怎么办”组合。这是典型的三段论模式，在公文中也是比较泛用的一种模式，其中出现在调研报告中最多。这种内容结构，第一段写“是什么”，现状分析；第二段写“为什么”，是什么原因导致这种情况出现；第三段写“怎么办”，提出解决问题的方法。
第三种是“为什么（怎么办）——怎么样”组合。这种组合逻辑体现在整个公文的两个部分，也可以体现为同一文段的两个部分，多用于工作总结。前一部分是叙述原因或做法，后一部分是叙述成效（或两者替换位置）。
二是把握好行文结构的逻辑性。结构的逻辑性主要是体现在段落排列上，通过安排文章段落，使之体现出一种严密、合乎逻辑的行文过程。一般有三种：
第一种是时间、空间顺序。该顺序在内容排列上，旨在按照时间的先后次序或者空间的顺序进行行文布置，体现工作具体进展过程。
第二种是重要程度顺序。该顺序排列上，应当关注内容的轻重缓急，把最重要的内容放在第一部分，按照重要程度降序排列。
第三种是类别顺序。该顺序在排列上，应当将不同类别内容分门别类，按照“合并同类项”思路，把同种类型内容放在同一段。
3.提高公文写作的效率
机关单位的公文写作不似普通文学创作，可以通过长时间的“酝酿”，它需要及时快速地完成，追求应用时效性。那么，如何提高自己的公文写作速度呢？
一是领会意图、把握方向。公文写作通常都有一定的目的性，动笔前准确领会领导意图，可以防止所写公文脱题离纲，文不达意，是提高公文写作速度的关键一步。
二是积累资料、打牢基础。公文写作非一日之功，想要成为大拿不但要勤收集资料，还要善于积累资料。
三是模仿范文、打造精品。古人所言：“熟读唐诗三百首，不会作诗也会吟”。公文写作入门都是从模仿开始的，但是模仿也需要有目标，有所选择，不能盲目地照搬照抄。
（白世康 据中国组织人事报相关稿件编辑整理）
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