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提高沟通能力系列③:汇报工作要把握几个问题

浙江省人大常委会外事工委副主任、中国公文写作研究会副会长 何新国

发布时间:2015年09月02日 13:08 | 来源:中国组织人事报
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  机关工作面广量大,既有日常工作安排,也有领导交办的各项任务。对于领导交办的任务,机关工作人员不仅要认真领会意图、高效办理落实,而且要把办理落实的情况和结果向领导汇报。如何向领导汇报工作,笔者认为重点要把握好如下几个问题。

  汇报反馈是重要职责

  首先,要明确及时向领导汇报工作进展情况或有关事项办理结果,这是机关工作者肩负的重要职责。对工作负责就是对领导负责、对自己负责,这三个方面的责任是高度一致的。其次,通过听取工作人员的汇报,领导不仅可以了解某项具体工作的实际情况,而且对于全局工作也会产生新的判断,改进工作的新思路新方法也往往由此产生。再次,领导听取工作人员汇报,既是了解下属工作情况、工作能力的重要途径,也是在实践中发现人才的好方法。通过汇报与听取汇报,相关工作信息在工作人员与领导之间实现了双向流动。这不只是某项工作的结束,而往往意味着新的工作的开始。可以说,接受任务、办理落实、汇报反馈,是机关工作人员处理领导交办事项的三个基本环节。

  在实际工作中,有的同志侧重于接受任务和办理落实,而对于汇报反馈则有所疏忽,这是需要改进的。向领导汇报工作的方式可以有多种选择,情况简单或者只需汇报结果的可以打个电话,时间紧急而又无法当面汇报的可以发条短信,而对于比较复杂的工作情况最好当面向领导作出汇报,这样可以及时回答领导的询问,与领导就工作中存在的具体问题进行充分交流,有利于实际工作更好地开展。

  把握时机 及时汇报

  工作人员要为领导当好参谋助手,就必须增强工作主动性,谋事在先,落实在前,及时汇报。办理过程中碰到自己无法协调解决的问题和困难,要及时向领导汇报,既让领导掌握进展情况和出现问题的原因,也可借机寻求新的解决方案。

  在很多时候,工作人员还需要就某一项工作分阶段地向领导反馈完成任务的情况,让领导知晓工作的进度和落实中存在的问题,便于领导作出指导和提出新的要求,安排好下一步工作。领导交办的工作事项办理落实之后,更要及时向领导汇报办理结果,既可表明这项工作任务已完成从而让领导放心,也可认真听取领导对于下一步工作的要求和意见。这有利于自己今后改进工作方法,提高工作能力和水平。

  值得注意的是,汇报工作要把握好时机,不仅要及时汇报,而且要抓住领导的时间空档,见缝插针、恰到好处,切忌在领导最繁忙、最紧张的节骨眼上去“凑热闹”。

  突出重点 分清详略

  汇报工作要掂量轻重、把握分寸,选择领导关注度高、牵涉面广的要务及时详细地汇报,还有些具体的事,可以在领导不忙时集中在一起作个简要反馈。对于不同工作的办理情况和结果,汇报反馈的内容应该有所侧重。有的只需汇报办理的结果,有的需要汇报处理的方法进程,有的还需要分析存在的困难问题和下一步的对策措施,不同情况区别对待,不能一个模式千篇一律。

  有些工作人员希望什么事情都全面汇报、深入汇报、详细汇报,殊不知面面俱到、穷其所有、“眉毛胡子一把抓”,效果并不好。应该找准工作重点,抓住领导关注点,分清哪些地方要概括,哪些地方该具体,处理好宏观层面与微观层面的关系。

  理清思路 合理安排顺序

  任何一项工作,都有开头、有过程、有结果,有谋划、有协调、有落实,有理念、有思路、有方法。如果不注意理清思路,想到哪里说到哪里,很容易让领导陷入纷繁琐碎中而不得要领,汇报效果可想而知。因此,向领导汇报工作,首先要思考领导对这项工作的要求是什么,这项工作目前进展情况如何,还有哪些问题需要解决这几个要素,在此基础上认真梳理好汇报要点,合理摆布汇报内容的顺序,做到提纲挈领、纲举目张、条分缕析、要言不烦。

  整理汇报思路的过程也是总结工作思路和方法的过程,非常有利于工作人员提高驾驭复杂工作情况的能力。另外,对汇报过程中领导可能提出的问题,也要进行思考,做到心中有数,事先作好准备。

  延伸阅读

  提高沟通能力系列①:怎样说话才让群众爱听

  提高沟通能力系列②:谈心谈话要善用“巧”功

责任编辑:燕妮
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